فرآیندهای کاری در ابتدای ایجاد و پیاده سازی همواره دارای کمترین خطا و انحراف هستند. مستندات و دستورالعمل های زیادی برای انجام آنها تدوین شده است. اما با گذر زمان تغییر افراد، تغییر ساختارهای سازمانی موجب می شود که انحرافاتی در فرآیند ها رخ دهد. حتی فرآیندهای اولیه و ساده نیز ممکن است به دلیل وضعیت های مختلف فردی که انجام می دهد دچار فراموشی یا بدون تمرکز انجام شود. همانطور که یک اشتباه در خط تولید ممکن است ضایعات فراوانی را در تولید ایجاد کنند.
ممکن است یک اشتباه سهوی که به دلیل حال روحی یا وضعیت روانی آن لحظه فرد انجام دهنده موجب خسارات فراوانی در نتیجه کار شود. وقتی این فرآیند یک فرآیند تست، ارزیابی یا بررسی و تحقیق باشد خسارات به مراتب فاجعه بارتر خواهد بود.
نیاز است که افراد درگیر و مدیران تصمیم گیرنده و تدوین کنندگان دستورالعمل ها یا خلق کنندگان فرآیندهای سازمان تواما در یک ساختار انجام فرآیند و فعالیت قرار گیرند که خطاهای سهوی یا حتی عمدی تا جای امکان قابل انجام نباشد و یا به هنگام وقوع سریعا قابل ردیابی و اعلان برای توقف یا اصلاح فرآیند باشد.